Die Frage klingt banal. Sie ist es nicht. Ob ein Unternehmen seine Direktionsmobilität mit angestellten Chauffeuren betreibt oder extern einkauft, entscheidet über einen sechsstelligen Betrag pro Jahr, über die Bilanzstruktur und, weniger offensichtlich, über die Reaktionsfähigkeit der Geschäftsleitung an einem Dienstagmorgen um 05:40 Uhr am Flughafen Kloten.
Viele Schweizer Konzerne haben die Entscheidung nie bewusst getroffen. Der interne Fahrdienst ist historisch gewachsen, oft aus den 1990er Jahren, oft an eine Person gebunden. Er wird verlängert, nicht geprüft. Genau dort liegt das Einsparpotenzial.
Die vollständige Kostenbasis des internen Modells
Wer intern rechnet, rechnet meistens zu tief. Der Fehler ist systematisch: Es wird der Lohn erfasst, nicht die Vollkosten.
Ein qualifizierter Chauffeur mit Personentransportberechtigung kostet in der Schweiz je nach Kanton und Erfahrung zwischen 75’000 und 95’000 Franken Bruttojahreslohn. Dazu kommen Arbeitgeberbeiträge, berufliche Vorsorge und Unfallversicherung, realistisch 18 bis 22 Prozent. Man liegt also bei rund 90’000 bis 115’000 Franken Personalkosten für eine einzige Fahrerstelle.
Diese Stelle deckt keine Ferien ab. Keine Krankheit. Keine Abende nach 20 Uhr, ohne dass Überzeit oder Zuschläge anfallen. Ein Fahrdienst, der ganzjährig verfügbar sein soll, braucht faktisch 1,4 bis 1,6 Vollzeitäquivalente pro dauerhaft besetztem Fahrzeug.
Das Fahrzeug selbst ist der kleinere Posten. Eine Executive-Limousine der oberen Mittelklasse verursacht über vier Jahre Haltedauer Abschreibungen, Vollkaskoprämie, Verkehrssteuer, Service, Reifen und Treibstoff in der Grössenordnung von 22’000 bis 30’000 Franken jährlich. Dazu die Stellfläche: Ein Dauerparkplatz im Zürcher Stadtzentrum liegt bei 350 bis 600 Franken pro Monat, in Genf teilweise darüber.
Rechnet man Disposition, Weiterbildung, Ersatzfahrzeug und administrative Betreuung hinzu, landet ein einzelner interner Fahrdienstplatz bei 145’000 bis 180’000 Franken pro Jahr. Vollkosten. Unabhängig davon, ob gefahren wird oder nicht.
Die Auslastung ist die einzige relevante Variable
Hier wird die Analyse interessant. Externe Chauffeurdienste werden nach Nutzung fakturiert, interne Fahrdienste nach Verfügbarkeit.
Die Break-even-Rechnung ist deshalb simpel. Man teilt die internen Vollkosten durch die tatsächlich gefahrenen produktiven Stunden. Ein Beispiel: 160’000 Franken Vollkosten, 900 produktive Stunden pro Jahr, ergibt 178 Franken pro Stunde. Bei 1’600 produktiven Stunden sinkt derselbe Posten auf 100 Franken.
Marktübliche Stundensätze für Executive-Chauffeurdienste in Zürich, Basel und Genf bewegen sich, je nach Fahrzeugklasse und Rahmenvertrag, zwischen 95 und 140 Franken. Daraus folgt eine belastbare Faustregel für Schweizer Verhältnisse:
- Unter etwa 1’100 produktiven Stunden pro Jahr ist Outsourcing praktisch immer günstiger.
- Zwischen 1’100 und 1’500 Stunden entscheiden Servicequalität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit, nicht der Preis.
- Über 1’500 Stunden mit stabiler, planbarer Nachfrage rechnet sich ein interner Fahrer.
Der entscheidende Punkt: Kaum ein Unternehmen misst diese Stunden. Die Zahl existiert nicht, weil sie nie erhoben wurde. Wer die Diskussion seriös führen will, beginnt mit sechs Monaten Fahrtenerfassung, nicht mit einer Offerte. Die Logik der Kennzahlenerhebung entspricht dabei derjenigen, die wir bereits bei der Kontrolle des CPA in Unternehmensflotten beschrieben haben.
Was die Kostenrechnung nicht abbildet
Zwei Faktoren entziehen sich der Tabelle.
Der erste ist die Vertraulichkeit. Ein angestellter Chauffeur hört über Jahre mit. Er kennt Termine, Stimmungen, Gesprächspartner. Das ist ein Vorteil, solange das Arbeitsverhältnis stabil ist, und ein Risiko, sobald es das nicht mehr ist. Externe Anbieter arbeiten mit Vertraulichkeitsvereinbarungen und rotierenden Fahrern, was die Kontinuität senkt und die Kompartimentierung erhöht. Welches Modell überlegen ist, hängt vom Dossier ab, wie die Praxis bei sensiblen Transaktionen zeigt.
Der zweite ist die Elastizität. Eine Roadshow braucht an drei Tagen sechs Fahrzeuge und an den restlichen 362 Tagen keines. Interne Strukturen können das nicht abbilden, ohne massiv unterausgelastet zu sein. Externe Rahmenverträge können es, wenn sie richtig konstruiert sind.
Das hybride Modell setzt sich durch
In der Praxis wählen die meisten Schweizer Grossunternehmen inzwischen eine Mischform. Ein bis zwei fest angestellte Fahrer für den CEO und den Verwaltungsratspräsidenten, wo Kontinuität und Diskretion den Ausschlag geben. Alles Übrige über einen oder zwei präqualifizierte Rahmenpartner.
Diese Struktur hat einen weiteren Vorteil, der oft übersehen wird: Sie erzeugt einen internen Preisanker. Wer die eigenen Stundenkosten kennt, verhandelt anders. Und sie schafft steuerliche Klarheit, da externe Leistungen sauber belegt und zugeordnet werden, ein Punkt, den wir im Beitrag zur steuerlichen Abzugsfähigkeit von Executive-Mobilitätskosten vertieft haben.
Die Bilanzperspektive
Für den CFO gibt es ein drittes Argument, das mit Fahrzeugen wenig zu tun hat. Ein interner Fahrdienst bindet Kapital und erzeugt Anlagevermögen mit anschliessendem Restwertrisiko. Der Occasionsmarkt für Oberklassefahrzeuge in der Schweiz ist dünn und volatil, insbesondere bei Dieselmodellen und zunehmend auch bei frühen Elektrofahrzeugen mit ungewisser Batterierestkapazität.
Wer diese Position aus der Bilanz nimmt, tauscht ein Restwertrisiko gegen ein Vertragsrisiko. Das ist in der Regel der bessere Tausch, weil Vertragsrisiken verhandelbar sind und Restwertrisiken nicht. Die Frage der Antriebstechnologie verschärft diesen Punkt zusätzlich, wie die Analyse zur Elektrifizierung von Direktionsfahrzeugen zeigt.
Ein Hinweis zur Reihenfolge. Die Make-or-Buy-Entscheidung wird oft am Ende eines Budgetprozesses getroffen, unter Zeitdruck, mit zwei eingeholten Offerten. Das ist der falsche Moment und die falsche Datenbasis. Wer die produktiven Stunden nicht kennt, entscheidet nicht. Er rät.